A emissão de faturas é obrigatória sempre que se vende um produto ou se presta um serviço sujeito a IVA. Mas qual o tipo de fatura que deve emitir?
Fatura
Quando o pagamento de uma compra ou serviço prestado não é efetuado no momento, deve ser emitida uma fatura (e posteriormente um recibo como comprovativo de pagamento).
Fatura Recibo
É o tipo de documento que se deve emitir quando a data da fatura e do pagamento coincidem (pronto pagamento). Agrega a fatura e o recibo, não havendo necessidade de existir um recibo separado.
Fatura Simplificada
É um tipo de fatura que apenas pode ser emitido para operações realizadas em Portugal e que cumpram determinadas condições:
- Venda de bens por parte de retalhistas/vendedores ambulantes a um consumidor final, não sujeito passivo de IVA;
- Valor total da transação de um produto não superior a 1000 euros;
- Valor total da prestação de um serviço não superior a 100 euros.
Fatura Proforma
É um documento informativo frequentemente utilizado na cotação e transação internacional de produtos. Após aprovação do cliente pode ser convertida em fatura. Embora não tenha validade fiscal, a fatura pró-forma deve ser comunicada à Autoridade Tributária.
Fatura Manual
Impressas em papel por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira, apenas são válidas nas seguintes situações:
- Sujeitos passivos com volume de negócios inferior ou igual a 100 mil euros, relativamente ao período de tributação anterior;
- Sujeitos passivos que emitam faturas manuais em caso de inoperacionalidade do programa de faturação (devendo ser posteriormente recuperadas para o programa utilizado).
Fatura Eletrónica
Documento emitido por software de faturação certificado e enviado por email. A esta fatura está associada uma assinatura digital que permite validar a autenticidade do documento.
Emitir Faturas
Todas as faturas devem ser emitidas através de programas de facturação certificados (como o Vendus) ou em impressos de tipografias (faturas manuais) autorizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira. Deverá ser emitido um exemplar para comerciante e outro para o cliente com os seguintes elementos:
- Data de emissão;
- Número da fatura (numeração sequencial);
- Nome ou denominação social do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nif do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
- Nome ou denominação social do destinatário de bens ou serviços;
- Nif do destinatário de bens ou serviços;
- Denominação e quantidade dos bens ou serviços;
- Valor da prestação de serviços ou da transmissão de bens;
- Taxas aplicáveis;
- Montante de IVA liquidado;
- Motivo que justifique a não aplicação do imposto (se aplicável);
- Data em que os bens foram colocados à disposição ou os serviços foram realizados em caso da data não coincidir com a data de emissão da fatura.
Comunicar e Anular Faturas
As faturas emitidas por pessoas singulares ou coletivas sujeitas a IVA. Devem ser comunicadas obrigatoriamente à Autoridade Tributária a Aduaneira (AT):
- Inserção manual no E-fatura;
- Comunicação em tempo real (disponível no Vendus);
- Exportação e envio do ficheiro SAF-T até ao dia 20 do mês seguinte;
- Agendamento do envio do ficheiro SAF-T de modo automático (disponível no Vendus).
Se for necessário anular uma fatura (no caso de devolução ou dados incorretos), o procedimento recomendado pela Autoridade Tributária é a emissão do documento retificativo designado por nota de crédito.
