A gestão de inventário é uma parte essencial de um negócio bem-sucedido, sem excesso nem rutura de stocks e capaz de responder, de uma forma rápida e eficaz, às necessidades dos clientes. Mas não só. O controlo sobre as mercadorias em armazém ou na loja permite poupar tempo e dinheiro e tomar melhores decisões em termos de compras, promoções e outros aspetos da gestão corrente.
Apesar de muitos empresários reconhecerem a importância de um sistema de gestão de stocks, nem sempre conhecem os meios para alcançar este objetivo. Afinal, como é possível garantir os níveis certos de inventário e saber, em tempo real, a quantidade de artigos disponíveis?
O que é a gestão de inventário
A gestão de inventário é o processo que controla a aquisição, o armazenamento e a venda do stock de produtos acabados ou matérias-primas, fazendo o seu acompanhamento de forma a que se saiba, a qualquer momento, a quantidade disponível.
Além da contagem, o inventário de stock também possibilita a identificação e classificação dos artigos que, naquele momento, estão armazenados em instalações próprias ou arrendadas, em centros de distribuição ou noutros locais.
O objetivo é garantir um ponto de equilíbrio, em que não existam falhas que comprometam a satisfação do cliente ou um excesso de mercadoria no armazém (o que significa ter dinheiro "parado", com risco de eventuais prejuízos).
Uma empresa que tem uma boa gestão de inventário equilibra a oferta e a procura, tendo os produtos certos quando e onde são necessários.
A importância da gestão de inventário
O controlo de inventário tem inúmeros benefícios para a gestão de qualquer negócio, independentemente da dimensão ou setor de atividade. Com uma correta gestão de stocks as empresas podem programar compras e fazer as encomendas com menos pressão do que nas situações em que precisam urgentemente de fazer a reposição de um item em falta.
Não ter em armazém os produtos necessários pode levar os seus clientes a comprar na concorrência, mas há outros riscos. Se não conseguir gerir o inventário de uma forma eficaz e deixar esgotar um ou mais produtos, poderá ter de comprá-los a outros fornecedores ou pagar mais pela urgência. Ou seja, o inventário ajuda a evitar perdas de dinheiro e gastos desnecessários.
No entanto, um excesso de stock também tem desvantagens. Além do espaço que ocupa no armazém, significa que o dinheiro que investiu e que poderia ser usado para fazer crescer o seu negócio não está a ser rentabilizado. Ter mais stock do que o necessário pode implicar perdas, sobretudo no caso de produtos perecíveis ou sazonais. Pode também obrigar a que, por necessidade de libertar espaço, tenha de vender artigos a um preço bastante mais baixo, reduzindo substancialmente as margens de lucro.
Uma gestão de inventário adequada é igualmente fundamental para facilitar a logística, porque vai saber, em tempo real, a quantidade de produtos que tem e onde. Ao mesmo tempo contribui para aumentar a produtividade, evitando que os funcionários percam tempo à procura de artigos que, afinal, já foram vendidos ou ainda não foram encomendados.
Por outro lado, as empresas tomam melhores decisões sobre a sua própria gestão se apostarem no controlo do inventário. Podem planear as compras, definir uma política de preços mais sustentável (sem subidas ou descidas abruptas devido a excesso ou a falta de stocks) e reduzir custos.
Os dados do inventário são, também, uma fonte de informação que permite conhecer melhor os seus clientes e descobrir como mantê-los satisfeitos. É possível saber o que compram, quando compram mais e o que preferem, o que é importante para a fidelização.
Boas práticas para otimizar o stock
Ao perceber o que uma boa gestão de inventário pode fazer pelo seu negócio, é normal que procure soluções para conseguir a otimização deste processo. O primeiro passo será analisar o que está a ser feito nesta matéria, pois só assim é possível perceber quais os pontos a melhorar e quais os erros que deve evitar.
Descubra algumas formas de superar os desafios na gestão de inventário e assegurar maior rapidez, eficiência e fluidez no controlo dos stocks.
Avaliar os processos atuais
Para implementar melhorias na gestão do stock da sua empresa, deve começar por fazer uma autoavaliação dos processos atuais.
O que é feito para gerir a entrada e saída das mercadorias? Quais são os maiores desafios quando analisa o estado do inventário? Os processos estão automatizados ou dependem ainda da contagem manual? Quantas ruturas de stock teve no último ano? É frequente ter excesso de mercadoria?
Nesta fase, o ideal é olhar para o processo numa perspectiva mais alargada sobre o modo como decorre, analisando depois cada elo da cadeia para avaliar como é que o inventário pode ser melhorado.
Rever o inventário físico
Embora a automatização seja uma componente essencial em praticamente todos os processos de gestão de uma empresa, é importante, com alguma regularidade, confirmar os dados do inventário de forma tradicional, ou seja, através de uma contagem manual.
Este sistema é mais fácil e rápido quando se trata de uma pequena empresa, em que o stock é menor e está armazenado num espaço mais próximo e mais reduzido. No entanto, a verificação do inventário físico (isto é, saber a quantidade exata de cada produto) é importante para corrigir eventuais discrepâncias.
Por muito eficiente que seja a gestão do stock de uma empresa, há sempre uma ou outra unidade que se perde ou que está danificada. Ao fazer a verificação manual é mais fácil detetar este tipo de situação ou, até, perceber se existem extravios de mercadorias.
Monitorizar as mercadorias
Uma gestão de inventário eficaz passa pela complementaridade entre os meios humanos e a tecnologia. Assim, para garantir a menor margem de erro, é fundamental tirar partido de tecnologias que permitam a monitorização dos stocks em tempo real.
O recurso a sistemas com tecnologia de RFID (radio frequency identification ou identificação por radiofrequência) é um exemplo de como é possível monitorizar a localização exata de uma mercadoria e a quantidade existente em stock. O sistema RFID baseia-se na utilização de uma etiqueta ou microchip com dados e uma pequena antena para comunicar com dispositivos digitais através de ondas de rádio.
Sistemas como o SKU (Stock Keeping Unit) são igualmente úteis para monitorizar a movimentação de mercadorias no armazém, gerindo os níveis de inventário e os fluxos de vendas em qualquer altura.
Sistematizar e classificar
A sistematização e a organização são importantes em todos os processos da empresa, mas ganham ainda mais relevância quando se trata do inventário. Nenhum negócio quer ficar sem stock ou ter mais artigos do que precisa.
O segredo é ter sempre stock suficiente, sobretudo dos produtos mais vendidos ou que têm maior peso na faturação.
Para manter o inventário atualizado e garantir que nunca faltam os artigos mais importantes pode recorrer a métodos como a Classificação ABC. Trata-se de um sistema que classifica os produtos de acordo com a sua importância, para ter stock suficiente dos que são prioritários. Neste método a divisão é feita da seguinte forma;
- Categoria A – são os produtos que têm mais peso na faturação da empresa e que nunca podem faltar no armazém;
- Categoria B – diz respeito aos produtos que têm um volume de negócios médio e que equivalem, geralmente, a 30% dos artigos em inventário. É importante manter o controlo sobre este stock;
- Categoria C – São os artigos com menor peso na faturação, mas que constituem, geralmente a maior parte do portfolio da empresa.
Assim, deve ser dada mais atenção aos produtos com um peso superior na faturação, mesmo que isso implique atrasar o reabastecimento dos artigos de categoria C.
A categorização permite, também, impedir a acumulação de stocks pouco vendidos ou menos relevantes para o volume de negócios, mas que podem ter custos associados à sua manutenção.
Prever os reabastecimentos
Conhecendo o mercado e os clientes é possível fazer uma previsão das necessidades de reabastecimento. O objetivo é ter um sistema de gestão que garanta níveis de stock regulares e suficientes para responder a épocas em que a procura aumenta.
O ideal será ter níveis definidos e um sistema que alerte para a necessidade de realizar novas encomendas assim que os valores se aproximem desse limite mínimo. Como existe sempre um período de espera entre o momento da encomenda e o da entrega, é conveniente que as suas estratégias de gestão de inventário contemplem esta situação, bem como eventuais atrasos devido a imprevistos.
Por outro lado, a otimização dos níveis de inventário também passa pela antecipação de períodos em que a procura é mais intensa, como o Natal ou a Black Friday. É essencial garantir que atravessa estas datas sem ruturas de stock, até porque são épocas em que os clientes raramente estão dispostos a esperar por reposições.
Para ser eficaz na gestão de inventário é essencial ter um bom conhecimento do comportamento dos clientes, identificando tendências e padrões. É importante perceber em que dias compram mais, que tipo de produtos procuram em determinadas épocas e se existe sazonalidade na aquisição de determinados artigos.
Com estes dados pode antecipar as suas necessidades e garantir que o inventário é adequado à procura.
Automatizar a gestão do inventário
A automatização da gestão de inventário e de stocks é um passo decisivo para garantir que o processo decorre de uma forma mais simples e eficaz, otimizando também a gestão de tempo e de pessoas.
Atualmente existem soluções que usam a inteligência artificial e a robótica para controlo de stock e que permitem implementar boas práticas de gestão com menos esforço. Estes sistemas recolhem dados em tempo real, identificam faltas e encomendam automaticamente se o nível de inventário estiver abaixo do previamente definido.
A importância do software de gestão de inventário
Ter um sistema de gestão de inventário contribui para a satisfação dos clientes e garante a otimização das encomendas e do armazenamento, bem como mais produtividade e menos custos. É igualmente essencial para evitar ruturas ou excesso de mercadorias, assegurando que a sua empresa está preparada para responder, de forma eficaz, a períodos de maior procura ou de abrandamento no consumo.
A integração da gestão de stock com o programa de faturação é uma solução eficaz, mesmo para os pequenos negócios. Com o Cegid Vendus pode gerir a entrada e saída de stock, bem como atualizações e transferências de stocks para outra loja ou armazém. Além disso, permite-lhe fazer a gestão das compras, mantendo o controlo das encomendas feitas aos fornecedores, o stock associado a cada uma delas e os pagamentos (pendentes e já concluídos). Deste modo, consegue controlar todo o processo de gestão de inventário e de compras a fornecedores num só lugar, facilitando o dia a dia da sua empresa e garantindo que os seus clientes têm sempre o que precisam.