Uma boa gestão da faturação é essencial para otimizar os processos de venda e de cobrança, melhorar a gestão da tesouraria e poupar tempo e recursos. Nos pequenos negócios esta gestão é ainda mais crítica para manter as contas equilibradas e promover uma maior eficiência na administração da sua empresa.
Mas como garantir que a faturação é uma aliada no sucesso do seu negócio? A escolha de uma boa solução técnica é um ponto importante, mas deve ser acompanhada de estratégias que permitam aumentar o seu potencial. Conheça algumas formas de alcançar esse objetivo.
Qual é a importância da gestão de faturação?
A faturação é um processo fundamental para qualquer negócio, independentemente do seu tamanho ou setor de atividade. Falhas ou erros na emissão e gestão de faturas podem ter um impacto significativo na tesouraria, comprometendo o fluxo de caixa e a saúde financeira do negócio. Este impacto é ainda mais acentuado no caso das pequenas empresas ou empresários em nome individual, em que a capacidade financeira e a margem para erro geralmente é menor.
Uma bom sistema de faturação e gestão não só acelera os recebimentos, como permite detetar e corrigir rapidamente eventuais falhas, diminuindo os custos associados a estas situações. Além disso, com as obrigações legais e fiscais associadas à faturação, torna-se ainda mais importante investir em processos e soluções que garantam a conformidade com a legislação de forma simples e eficaz.
A utilização de um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) assegura que são cumpridos todos os requisitos legais e fiscais e facilita os procedimentos de comunicação com as Finanças. Este tipo de ferramenta oferece, ainda, vantagens adicionais, como proporcionar uma visão clara e imediata sobre as vendas, gestão de stocks e controlo dos movimentos de caixa.
Uma gestão eficiente da faturação é, também, uma forma de dar uma boa imagem da empresa, o que traz benefícios em termos de reputação junto dos clientes e fornecedores. Pelo contrário, a perda de faturas, erros frequentes ou atrasos em pagamentos ou cobranças transmitem uma imagem de desorganização e pouco rigor, que pode comprometer a fidelidade dos clientes e a confiança dos parceiros comerciais.
Investir em sistemas e práticas de faturação eficientes é, portanto, mais do que uma questão de cumprimento da lei: é uma estratégia para garantir o crescimento sustentável e a credibilidade do negócio.
Leia também: Gestão de pequenos negócios: como melhorar a eficiência no dia a dia
Como gerir as suas faturas de forma eficiente?
A eficácia na emissão e gestão de faturas é um fator decisivo para o sucesso de qualquer tipo de negócio, mas como alcançar esse objetivo? Quais os procedimentos a adotar e o que deve mudar na gestão da sua empresa? Conheça algumas estratégias para otimizar a faturação.
Enviar a fatura o mais rapidamente
Nos casos em que o pagamento não é imediato, quanto mais rápido for o envio da fatura, menores serão as probabilidades de haver esquecimentos. E, pelo menos em teoria, mais depressa será feito o pagamento.
Com um software de faturação online, é possível emitir os documentos de faturação necessários em apenas alguns segundos e a partir de qualquer lugar. Tudo o que precisa é de um dispositivo com acesso à internet, seja um computador, um tablet ou até mesmo um telemóvel.
Depois disso, pode enviar os documentos diretamente por email aos seus clientes, agilizando o processo de faturação, ao mesmo tempo que reduz a despesa com papel, impressão e envios.
Automatizar a emissão e envio de faturas
Outra vantagem de utilizar um software de faturação online é a possibilidade de automatizar várias tarefas do dia a dia, incluindo a emissão e o envio automático de faturas recorrentes. Desta forma não só reduz a probabilidade de erros humanos, que podem resultar em eventuais prejuízos ou penalizações, como ainda poupa tempo precioso para se dedicar a tarefas que permitam fazer o seu negócio crescer.
Com o Cegid Vendus pode, por exemplo, criar avenças de faturas para serviços mensais de forma automática e programá-las para serem emitidas de acordo com a frequência desejada.
Além disso, se o seu pequeno negócio tiver presença online, ou caso seja totalmente digital, é possível integrar o software de faturação e POS com o e-commerce, permitindo, assim, a emissão automática de faturas e notas de crédito relativas às encomendas feitas na loja online.
Manter os dados corretos e atualizados
Emitir faturas também é mais rápido e simples se tiver toda a informação necessária sobre os clientes e se os dados estiverem atualizados. Assim, evita atrasos no pagamento porque o endereço de e-mail do cliente está errado ou porque a morada foi alterada.
Um software de faturação online e POS, como o Cegid Vendus, ajuda a evitar erros e a ter a informação sempre atual. Elementos como o nome, Número de Identificação Fiscal (NIF), contatos e morada têm de ser preenchidos assim que abre uma nova ficha de cliente, para que não tenha de se preocupar em solicitar essa informação mais tarde, atrasando a emissão de documentos de venda, como faturas, notas de encomenda, guias de remessa, notas de débito e notas de crédito, entre outros.
Contudo é importante que, periodicamente, confirme junto dos clientes as informações que constam da sua base de dados. No caso das empresas, por exemplo, se o seu interlocutor habitual se reformar ou mudar de emprego, certifique-se que os dados do novo responsável são prontamente inseridos no seu sistema.
Ter uma política de faturação clara
Uma gestão eficiente da faturação passa também por ter regras bem definidas quanto ao processo, comunicando-as de forma clara.
Os clientes devem ser informados sobre aspetos essenciais, como o processo de emissão da fatura (quando é emitida, se é eletrónica, como é enviada, etc.) e quem devem contactar caso tenham dúvidas ou reclamações. Neste último ponto também é fundamental indicar como são resolvidas estas questões e dentro de que prazo.
A política de faturação, que deve estar facilmente acessível para os clientes, tem de ser clara quanto às condições e formas de pagamento, indicando os prazos, descontos por pronto pagamento ou penalizações caso existam atrasos. Esta política pode ainda servir para "premiar" os clientes mais regulares ou cumpridores, mas é essencial que essa informação seja comunicada de forma direta e objetiva.
Leia também: Fidelização de clientes: estratégias que funcionam para pequenos negócios
Cumprir as regras em vigor
Para assegurar que o processo de faturação é eficaz e está em conformidade com a legislação em vigor, é imprescindível escolher um software de faturação online certificado pela AT. Desta forma, garante o cumprimento de todos os requisitos legais e fiscais associados à faturação, enquanto gere o seu negócio com total tranquilidade.
Com o Cegid Vendus, não tem de se preocupar com mudanças na lei. Sendo um software de faturação cloud, a solução está sempre atualizada de acordo com as últimas alterações legais e fiscais.
Além disso, permite-lhe optar pelo envio automático do ficheiro SAF-T, prevenindo esquecimentos e eliminando a necessidade de carregamento ou envio manual dos ficheiros. Compatível com qualquer tipo de negócio, esta solução simplifica a gestão da faturação e facilita a sua relação com as Finanças, tornando o processo mais ágil e eficaz.
Fazer o acompanhamento das faturas
A emissão de uma fatura é apenas o início de um processo que só termina quando esta é paga. Um acompanhamento cuidadoso ao longo de todas as etapas é essencial para otimizar a gestão e detetar, atempadamente, possíveis falhas ou atrasos.
Assim, pode começar por certificar-se que o documento foi recebido e visualizado. Considere configurar uma solução no e-mail que permita obter recibos de leitura ou então peça, na fatura, que o destinatário acuse a recepção da mesma. Mantenha-se em contacto com os clientes, para perceber se estão a receber as suas faturas.
Também é útil ter um sistema que atualize de forma automática o estado das faturas, para perceber quais as que já foram pagas e quais as que ainda estão pendentes. Os programas de faturação para pequenas empresas estão preparados para dar resposta a esta necessidade, o que permite identificar problemas e tomar as medidas necessárias para melhorar o processo de faturação. No Cegid Vendus, por exemplo, a gestão de dívidas de clientes é feita automaticamente após a emissão de faturas com prazo de pagamento. Basta aceder à conta corrente de cada cliente para consultar valores em dívida e saldos a favor.
Se o cliente devolver a fatura (porque tem lapsos ou porque discorda do seu conteúdo) é essencial responder assim que possível, corrigindo os erros, enviando uma nota de crédito ou justificando os valores apresentados. Desta forma evita litígios e agiliza um processo que, de outra forma, poderia tornar-se moroso e desgastante.
Optar por um software de faturação e gestão online torna todo o processo de faturação mais rápido, intuitivo e eficiente. Além disso, facilita a consulta de faturas emitidas e o esclarecimento de eventuais dúvidas, contribuindo para uma gestão financeira mais ágil e profissional.
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