Será possível melhorar a gestão de pequenos negócios sem fazer alterações profundas na empresa e sem um grande investimento? Como otimizar o tempo e os recursos para que o dia a dia seja mais simples e mais produtivo? Há estratégias e ferramentas que ajudam a atingir este objetivo.
Conheça neste artigo alguns passos que vão fazer toda a diferença para ajudar a sua empresa a ser mais eficiente e para simplificar os seus dias de trabalho.
Os desafios de gerir um pequeno negócio
Gerir um pequeno negócio tem dois grandes desafios. Por um lado, o facto de, muitas vezes, ser uma empresa sem funcionários, o que implica que todos os procedimentos tenham de ser feitos pelo proprietário / sócio gerente. O que, por sua vez, faz com que o tempo pareça escasso para fazer tudo o que é necessário, acabando por ser esquecidos processos e passos importantes.
Outra dificuldade que os pequenos empresários enfrentam é a falta de recursos financeiros para desenvolver a empresa e atingir as metas definidas, sejam elas o equilíbrio financeiro, a expansão ou, simplesmente, menos pressão na gestão diária.
Há, ainda, dificuldades relacionadas com o desconhecimento sobre processos e recursos que podem ajudar a uma gestão eficiente das micro e pequenas empresas, independentemente da sua área de atividade. É neste ponto que podemos ajudar.
5 dicas para a gestão de pequenos negócios
Não há regras definidas ou definitivas para ter uma boa gestão numa pequena empresa, mas existem alguns caminhos que ajudam a alcançar melhores resultados em termos de tempo, vendas e ambiente de trabalho.
Planear
Qual é o plano de ação para a sua empresa? Uma das dificuldades das pequenas empresas é, muitas vezes, o facto de procurarem sobreviver dia a dia, porque a falta de tempo ou de recursos financeiros não parece deixar muito espaço para pensar no dia seguinte.
No entanto, é essencial planear, estabelecer metas e pensar a curto, médio e longo prazo. Sem planeamento a tomada de decisões ocorre de forma precipitada e a probabilidade de erro aumenta consideravelmente.
A gestão eficiente depende de um planeamento constante, quer seja do trabalho a fazer no dia a seguir, quer nas próximas semanas e meses. É indispensável ter, todos os dias, algum tempo para planificar o dia seguinte, definindo quais são as tarefas prioritárias e quais as que podem ser efetuadas depois. Também é recomendável estabelecer metas semanais de forma a evitar o adiamento constante de trabalhos como arrumar o armazém, conferir faturas ou pesquisar a concorrência.
É igualmente importante estabelecer uma estratégia a médio e longo prazo, que permita traçar as metas de crescimento do negócio, o lucro pretendido ou a quota de mercado que se pretende atingir. Este é um processo que, idealmente, deve ser feito antes da constituição da empresa, através de um plano de plano de negócios. Mas se ainda não o fez, vai sempre a tempo.
Dar atenção às finanças
Sabe quanto fatura a sua empresa diariamente? E qual tem sido o desempenho nos últimos meses ou em comparação com o mesmo período de anos anteriores? A gestão financeira não pode ser descurada quando se procura trabalhar de forma eficiente.
Um gestor não tem, necessariamente, de estar constantemente a analisar a tesouraria, custos operacionais e gráficos de vendas, mas deve ter bem presentes os números da sua empresa. É importante conhecer todas as despesas e entradas de dinheiro, para perceber se existe algum desequilíbrio que possa pôr em causa o negócio.
Só assim é possível perceber se é altura de investir ou se, pelo contrário, é necessário ajustar alguns aspetos para economizar.
Outro ponto importante tem a ver com as obrigações fiscais. Mesmo que tenha contratado um contabilista para tratar dessas questões, é crucial saber que impostos paga, quando e como. É um aspeto essencial para manter as finanças organizadas e cumprir todos os compromissos financeiros a tempo e horas, evitando surpresas desagradáveis quando tiver de fazer o pagamento do IVA ou do IUC do carro da empresa.
Há ferramentas que ajudam na gestão das finanças da empresa, como é o caso do software de faturação e gestão Cegid Vendus, que permite, por exemplo, obter relatórios de gestão com vários indicadores, controlar as dívidas de clientes e que facilita o cumprimento das obrigações fiscais.
Delegar tarefas
Qualquer empreendedor gosta de acompanhar os progressos e o dia a dia da sua empresa, mas centralizar tudo numa só pessoa não é a melhor opção para uma gestão eficiente, mesmo tratando-se de um pequeno negócio.
Ao querer assumir todas as responsabilidades e controlar todos os aspetos da gestão corrente, será mais difícil ter tempo e disponibilidade para fazer o que é realmente importante: definir a estratégia, cativar e fidelizar clientes e identificar oportunidades de crescimento.
Mesmo que não existam mais funcionários, deve descobrir quais as tarefas que pode delegar noutras pessoas (como freelancers) ou empresas. Contabilidade, limpeza e gestão de redes sociais e páginas na web são exemplos de áreas e tarefas que pode entregar a outros, de forma a concentrar-se nos pontos mais importantes para o sucesso da empresa.
Comunicar de forma eficaz
Comunicar de forma clara ajuda a evitar mal entendidos que geram atrasos, tarefas mal executadas ou, até, prejuízos para o negócio. Na vida empresarial é necessário ser prático e esclarecedor, para que não existam, da parte de fornecedores, funcionários ou clientes, dúvidas nem hesitações quanto às ações a realizar.
Uma boa comunicação é essencial para manter a eficácia organizacional, mas também para ter uma equipa motivada e apta a superar qualquer desafio. Se cada um souber o que fazer, o dia a dia é mais fácil e simples e a empresa pode funcionar praticamente "em velocidade de cruzeiro".
A comunicação clara com os clientes atuais e potenciais é um dos pontos fortes de qualquer empresa bem-sucedida. Conhecer bem o público-alvo e as necessidades dos clientes e criar uma comunicação que os cative é importante. Mas também é essencial ter uma política clara em termos de preços, descontos, trocas e entregas.
O mesmo se passa em relação aos fornecedores. Tal como acontece no atendimento ao cliente, também no relacionamento com fornecedores é fundamental ter uma comunicação cordial mas assertiva.
Apostar na digitalização de negócios
Utilizar tecnologias que podem impulsionar o seu negócio não significa que tenha de ser especialista nestas matérias. Basta conhecer as ferramentas disponíveis e perceber quais as que podem ser úteis para aumentar a produtividade, fazer crescer a faturação ou otimizar processos.
Na maioria dos casos, essas tecnologias são facilmente acessíveis e só terá de saber tirar partido delas.
A digitalização já se aplica a praticamente todas as áreas de negócio e a quase todas as etapas do chamado "funil de vendas" (da consciencialização à compra). Da criação de uma página online à adesão a plataformas de e-commerce ou de entrega ao domicílio, a digitalização oferece diversas oportunidades para empresas de qualquer dimensão.
Usar ferramentas tão simples como calendários online ou apps de gestão bancária, algo que já é tão comum na vida pessoal, pode vir a revelar-se um recurso valioso para otimização do tempo e da gestão empresarial.
Automatizar processos com ferramentas de gestão
Porquê continuar a usar papel e a fazer manualmente tantas tarefas relacionadas com a gestão do seu pequeno negócio quando pode adotar por uma estratégia mais eficaz que permite ganhar tempo e poupar dinheiro?
A automatização de processos empresariais vai influenciar positivamente a forma como a empresa é gerida, simplificando processos diários como a faturação, gestão de recursos humanos ou contabilidade.
Um processo recorrente, como faturar sempre que faz uma venda, pode ser feito em menos de um minuto se usar um software de faturação e gestão. Como praticamente todo o procedimento é feito de forma automática, a margem de erro é menor.
A utilização de um software certificado, como o Cegid Vendus, facilita ainda a comunicação de faturas à Autoridade Tributária, assegurando, de uma só vez, o cumprimento dessa obrigação fiscal e a poupança em termos de tempo gasto. Com as várias ferramentas de gestão disponíveis, otimizar e gerir processos diários do negócio torna-se simples, trazendo inúmeras vantagens e garantindo que a sua empresa é gerida de uma forma mais eficaz.
Para escolher a melhor solução deve avaliar não só o custo, mas também as funcionalidades oferecidas e as condições de apoio ao cliente. É essencial que opte por um sistema que se adapte ao tipo e dimensão do seu negócio, mas que seja simples, intuitivo, fácil de configurar e de integrar. Aproveite estas dicas e faça uma gestão inteligente e eficaz da sua pequena empresa.