Independentemente do negócio em questão, é essencial para a gestão ter um sistema de faturação eficiente e em conformidade com as regulamentações fiscais. Para as pequenas empresas, muitas vezes a solução passa pelo uso de uma caixa registadora com fatura simplificada, um equipamento simples e fácil de usar que, no entanto, tem algumas limitações, sobretudo quando comparado a outras soluções, tais como o software de faturação.
Como tal, perceber quando é que a caixa registadora com fatura simplificada é uma opção viável para o seu negócio – ou se, por outro lado, alternativas como o Point of Sale são mais vantajosas – torna-se fulcral no momento de tomar decisões sobre o seu processo de faturação.
O que é uma caixa registadora com fatura simplificada?
A caixa registadora é um equipamento que permite registar e calcular transações. Normalmente inclui uma gaveta, onde é possível armazenar os valores recebidos de clientes, os quais servem também para entrega como troco, facilitando assim o processo de venda. Para fins de faturação, as caixas registadoras modernas, mesmo que sejam caixas registadoras usadas, permitem, também, imprimir talões e faturas, nomeadamente faturas simplificadas.
As faturas simplificadas são documentos autoliquidados, ou seja, são consideradas automaticamente pagas ao serem emitidas. São consideradas documentos simplificados já que, ao contrário da fatura habitual, não requerem a inserção de dados de clientes nem precisam da emissão de recibo.
No entanto, as faturas simplificadas possuem um limite de valor que varia conforme a área de atividade em questão:
- 1.000 € para a emissão de faturas simplificadas a consumidores finais não sujeitos passivos no caso de retalhistas e vendedores ambulantes;
- 100 € para as restantes atividades.
Assim sendo, uma caixa registadora com fatura simplificada permite emitir este tipo de faturas de forma a facilitar o processo de compra para o consumidor final em vendas abaixo do limite legal.
Caixa registadora e Point of Sale (POS): as principais diferenças
A par da caixa registadora, surgiu mais recentemente um sistema moderno, designado Point of Sale (POS). Este software tem vindo a substituir ou complementar a caixa registadora tradicional. Vejamos o que os distingue.
Point of Sale
O Point of Sale (POS) é um sistema que não só permite faturar, mas também gerir o negócio de forma mais eficiente, por exemplo, através da monitorização constante da faturação de todos os pontos de venda.
Quando comparado com a máquina registadora tradicional, traz ainda outras vantagens como a capacidade de gerir as horas de abertura e fecho de caixa de cada colaborador, fazer uma gestão de inventário direta desde o armazém até ao cliente e controlar os dados fundamentais do negócio através de relatórios.
Terminal de pagamento automático (TPA) com POS
O POS também pode ser integrado com o terminal de pagamento automático, um sistema de pagamentos eletrónicos simples e rápido que permite acelerar o processo.
Com esta integração dos dois sistemas, o POS ganha uma vantagem adicional face à caixa registadora, já que, para além das funcionalidades pré-existentes, incorpora também diretamente estes pagamentos automáticos no seu sistema, simplificando a faturação e contabilidade.
O software de faturação e POS Vendus integra, ainda, com aplicações como a Viva Wallet, que permite transformar dispositivos como smarptphones ou tablets em TPAs seguros para aceitação de pagamentos.
Vantagens e desvantagens da caixa registadora com fatura simplificada
As caixas registadoras apresentam uma combinação de prós e contras que dependem, em parte, da área de negócio na qual está a pensar integrá-las:
Vantagens
- Eficiência: graças ao uso de faturas simplificadas, o atendimento consegue ser muito mais rápido, o que terá ainda maior importância em áreas de negócio em que o fluxo de clientes é elevado, como na restauração e no retalho;
- Facilidade de uso: as caixas registadoras são tipicamente simples de usar e de aprendizagem rápida, o que significa menor necessidade de formação dos funcionários e maior adaptabilidade;
- Controlo das vendas: as caixas registadoras permitem ter um registo diário de todas as transações efetuadas no ponto de venda, essencial para fins de contabilidade e gestão financeira;
- Menor investimento: face a soluções mais complexas, as caixas registadoras com fatura simplificada podem ser uma solução com um investimento inicial mais reduzido, o que ajuda sobretudo numa fase inicial de negócio ou para pequenas empresas, ou seja, em situações em que a tesouraria é limitada.
Desvantagens
- Falta de integração: face a soluções de software e POS modernas, como o Vendus, a integração das caixas registadoras, embora não impossível, é mais complexa e difícil de manter;
- Funcionalidade limitada: as caixas registadoras cumprem bem o seu propósito, mas este é limitado face a soluções como POS e TPA, que conseguem centralizar muitas mais funcionalidades essenciais para a gestão;
- Faturas menos detalhadas: enquanto um sistema POS consegue fornecer mais dados nas faturas, as caixas registadoras são mais limitadas, particularmente quando se tratam de faturas simplificadas;
- Mais trabalho: como as integrações e funcionalidade são mais limitadas, terá necessariamente de dispensar mais tempo e recursos na gestão dos seus pontos de venda e da faturação.
Quando é que a caixa registadora com fatura simplificada é a melhor escolha para o seu negócio?
Decidir se vai usar caixa registadora com fatura simplificada, e sobretudo escolher entre caixa registadora e POS, pode ser complicado dadas as implicações a nível de investimento e gestão do seu negócio.
A principal questão que se coloca é: qual a dimensão e necessidades do seu negócio? Se é uma pequena empresa com recursos mais limitados ou um projeto ainda a arrancar, as caixas registadoras com fatura simplificada podem ser uma excelente escolha para começar com um investimento menor, com a contrapartida de ter um sistema de faturação menos integrado e menos informações para a gestão.
Por outro lado, o POS é integrável com outras tecnologias para lhe dar uma visão completa sobre a sua faturação. Ao mesmo tempo, permite automatizar certas tarefas de forma a que possa concentrar recursos em ações mais importantes, como na melhoria dos seus processos de venda e na gestão do seu negócio. Experimente o software de faturação e POS Cegid Vendus durante 30 dias de forma gratuita e sem compromisso.